Certamente sua empresa já passou ou está vivenciando um período de revisão das estratégias de gestão de compras. Afinal, a velocidade com que o mercado está mudando nos obriga a adotar novas medidas a fim de que permaneçamos em pé durante e depois de qualquer crise.
Investir em uma gestão de compras de qualidade além de ser uma obrigação para as organizações é um desafio para o departamento de compras de uma empresa.
Entendendo que o controle de compras é o calcanhar de Aquiles de muitas organizações, através desse conteúdo quero simplificar sua vida mostrando desde o conceito da gestão de compras até o que deve ser considerado antes de escolher um sistema que gerencie todo esse processo.
Em síntese, conversamos sobre:
- O que é gestão de compras?
- Qual a importância do controle de compras para uma empresa?
- Quais os objetivos do setor de compras?
- Como fazer uma boa gestão de compras?
- De que forma a gestão de suprimentos influencia no financeiro da empresa?
- Como alinhar a gestão de compras e estoque?
- O que considerar ao escolher um sistema de gestão de compras?
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é a organização e o planejamento do processo de compras de uma empresa.
Sendo responsável por administrar toda a cadeia de suprimentos ela é integrada as áreas de produção, manutenção e logística. Sendo assim, influencia desde a operação ao relacionamento com os clientes bem como na tomada de decisão de toda organização.
Por que a gestão de compras é importante para a sobrevivência de uma empresa?
“Uma nova atitude ‘sempre ativa’ em relação à otimização de custos ajudará as organizações a emergir mais fortes e prontas para os desafios futuros.”
Diferencial competitivo, organização, lucratividade, inovação, redução de riscos, e percebe maneiras de aumentar as margens, são alguns dos motivos para adotar um controle e compras mais estratégico. Entretanto, há 3 resultados específicos que abordaremos nesse tópico, veja:
- Influência no relacionamento com os clientes;
- Garantia do equilíbrio no abastecimento do estoque e das gôndolas;
- Melhoria da capacidade de negociação com os fornecedores.
Agora coloque-se no lugar do cliente. Ao procurar por um determinado produto e perceber que na loja A ele não está disponível na gôndola, o que você faria? Provavelmente você vai ao concorrente – a loja B – ainda mais se for algo urgente.
Se por um pequeno espaço de tempo e por algum motivo emergencial necessitar comprar o mesmo produto, qual loja vem primeiro a sua mente: A ou B?
Diante de uma situação de correria é natural que o cliente prefira ir ao estabelecimento em que não esteja sofrendo de rupturas de estoque, visto que o mesmo não tem tempo a perder ele e está mais convicto de onde irá encontrá-lo.
Trouxe esse exemplo, pois é um tipo de cenário bastante comum na vida do consumidor. E ao ler apenas esses três parágrafos já podemos identificar 4 resultados de um controle de compras ineficiente:
- Desabastecimento das gôndolas
- Influência negativa no relacionamento com o cliente;
- Desorganização e menos lucratividade;
- Redução do diferencial competitivo.
Agora que você já sabe o que é gestão de compras e qual a importância dela para uma empresa, no próximo tópico vou te mostrar boas práticas para fazer uma administração de compras eficiente, confira!
Você sabe quais são os 11 objetivos do setor de compras?
Já estamos no 4° tópico desse artigo, até aqui você já entendeu o que é gestão de compras e qual a importância desse processo para a sobrevivência da empresa, contudo quais os objetivos do setor de compras?
Para responder essa dúvida, contei com o auxílio do livro: “Técnica de Compras”, produzido pela Faculdade Getúlio Vargas, que lista os 11 objetivos do desse departamento, confira a seguir:
1° Garantir um fluxo contínuo de materiais, serviços e informações.
2° Adquirir materiais de forma econômica e compatíveis com a qualidade desejada.
3° Padronizar e simplificar materiais e equipamentos.
4° Considerar as limitações financeiras da empresa e a capacidade de armazenamento.
5° Minimizar o custo dos processos aquisitivos.
6° Buscar parcerias de qualidade com os fornecedores.
7° Manter uma boa relação com os fornecedores.
8° Pesquisar novos produtos, serviços e tecnologias oferecidos pelo mercado
9° Integrar o máximo possível as outras áreas da empresa.
10° Desenvolver estudos de análise de valor (custo x benefício)
11° Considerar e avaliar os reflexos do processo de aquisição na cada de suprimentos e do setor logístico.
Muita coisa, não é mesmo? Mas ao ter consciência desses objetivos e deixar todos alinhados aos demais departamentos da empresa, é possível que as atividades fluam mais tranquilamente.
Como fazer uma boa gestão de compras?
1. Invista em um relacionamento transparente com o fornecedor
O fornecedor deve ser um importante aliado do setor de compras, principalmente durante períodos de crise.
Por isso, verifique com seus fornecedores a possibilidade de renegociar preços, acompanhe os reajustes e estude criteriosamente formas de fazer propostas vantajosas para ambas as partes.
Embora a primeira medida seja reduzir a margem de lucro, é possível obter preços menores, por exemplo, comprando em quantidades maiores. Nesse caso, você deverá ter atenção ao prazo de validade dos alimentos e insumos.
Se for preciso, avalie se vale a pena continuar com seus atuais fornecedores. Aliás, um orçamento de preços de mercado auxilia a sinalizar um novo elo de distribuição, até então, inédito.
Atualmente, uma gestão de compras de excelência adota uma visão integrada da cadeia de suprimentos. Uma visão de parcerias, com relações de longo prazo e até compartilhamento de informações.
Tudo para antecipar demandas, reduzir custos e aumentar a geração de valor.
2. Faça benchmarking
Para estar entre os melhores, é preciso entender o que faz de alguém o melhor. Por isso, essa é a premissa de um benchmarking, trabalho de pesquisa aprofundado feito sobre a gestão de suprimentos dos grandes concorrentes.
Quais as soluções tecnológicas utilizadas, como se dá o fluxo de trabalho, como é feito o follow-up, quais indicadores são analisados. Portanto, identifique as melhores práticas para adaptá-las à realidade sua empresa na gestão de estoque e compras.
3. Sempre que possível, trabalhe com compras programadas
Compras programadas têm custo menor ao fornecedor, portanto, costumam sair mais barato aos varejistas. Assim, itens de fácil previsibilidade (como produtos de limpeza ou materiais de escritório para uso da própria rede) devem, preferencialmente, ser alvos de compras programadas.
4. Faça uma gestão de compras baseada baseadas em dados
Os dados devem fazer parte da vida do departamento de compras assim como a bola faz parte da vida do jogador de futebol, pois sem bola não há jogo e da mesma forma sem dados não deve haver planejamento.
Em outras palavras, fazer essa análise de dados permite que o departamento de compras tenha uma visão mais abrangente de sua cadeia de suprimentos, em vista disso, nessa etapa algumas perguntas podem ser feitas:
- Quais setores tem gerado uma maior demanda as compras?
- Está havendo algum desperdício ou há mercadoria encalhada? Se sim, quanto e como ele está impactando em sua empresa?
- Quanto de tributo foi gerado durante o processo de compras no ano anterior e quanto estava previsto até o final do ano?
Sem dúvida, muitas outras perguntas podem ser feitas e muitos dados a serem colhidos, contudo, escolha as informações que fazem mais sentido para o departamento e não esqueça de revisar suas estratégias de compras.
5. Revise suas estratégias de compras
Em uma pesquisa global feita pela consultoria Kearney que contou com a colaboração do Fórum Econômico Mundial, 48% das empresas do mundo todo revisarão suas estratégias de compras. Mas, qual a importância dessa revisão?
Sem dúvida, ao ter um olhar mais detalhado para todo o processo fica bem mais fácil identificar onde é possível fazer reajustes e assim enxugar o orçamento, através de medidas que reduzam o impacto causado pela crise.
6. Planeje melhor as estratégias de compras daqui pra frente
Ser pego de surpresa em algumas situações, não é uma experiência muito boa, principalmente quando não se está previamente preparado.
Diante disso, após fazer uma revisão das suas estratégias, dos seus dados e um benchmarking do mercado, planeje melhor o plano de compras da empresa.
Para ter uma visão mais estratégica na hora do planejamento, é preciso que você tenha ciência de qual é o objetivo da empresa a curto, médio e longo prazo. E quais metas a organização pretende alcançar nesse período?
Do mesmo modo é preciso saber quais recursos estão disponíveis, e como eles serão utilizados durante toda elaboração do planejamento. E por fim, não esqueça de ter e deixar claro para todos os setores os impactos do novo plano para os clientes e a organização como um todo.
7. Automatize sua gestão de compras
Não importa o tamanho da sua empresa, você viu que não é possível fazer gestão com base em sistemas legados ou planilhas do Excel. É preciso ter uma frente de loja que integre suas vendas com seu faturamento, cobrança, compras e estoque.
Um sistema de gestão de compras elimina a necessidade de contar manualmente produtos no estoque, faz o processo de inventário se tornar eletrônico e automatiza a análise de itens com follow-up automático, alertas de Ponto de Pedido e cálculos complexos executados através de ferramentas de Inteligência Logística.
Nem precisa dizer que o uso de algoritmos e sistemas avançados baseados em Big Data fortalece seu controle sobre produtos, reduz índice de perdas e, o mais importante, injeta precisão em sua gestão de suprimentos. É disso que qualquer varejista ou setor alimentício precisa para vencer a concorrência.
Métodos para uma gestão de compras eficiente
Uma gestão de compras eficiente dimensiona níveis de estoque com inúmeros métodos. Veja abaixo.
Média Móvel Exponencial
Não importa o tamanho da sua empresa, você precisa estudar o consumo médio de cada item, respeitando variações sazonais e a força dos últimos períodos. É por isso que o cálculo da Média Móvel Exponencial é imprescindível.
Agora imagine fazer isso no Excel, para cada item do PDV?
Tempo de Reposição
É o tempo que se gasta do momento em que se constata a necessidade de fazer um pedido, até o momento em que o lote efetivamente chega ao supermercado.
Ponto de Pedido
Momento que, quando atingido, dispara uma nova solicitação de compra. É calculado pela fórmula:
PP = CM X TR + EM
- PP: Ponto de Pedido
- CM: Consumo Médio
- TR: Tempo de Reposição
- EM: Estoque Mínimo
Giro de Estoque
O giro de estoque é o cálculo que avalia a saúde financeira do estoque ao comparar custo de vendas e custo de investimento em estoques.
Exemplo: custo anual de vendas de R$ 50 mil + investimento em estoques de R$ 25 mil.
GE= Custo de Vendas / Estoques
GE= R$ 50 mil / R$ 25 mil = 2 (estoque gira 2 vezes/ano)
Quanto maior for a rotatividade, melhor é a gestão de compras e menor são seus custos com gestão de estoque. Está achando muito técnico? Pois é, demos essa pincelada sobre o tema para mostrar como gestão de compras é coisa séria.
Agora, imagine fazer todos esses cálculos em planilhas, para cada unidade da sua loja. E olha que ainda temos Curva ABC, Estoque de Segurança e métodos de reposição que evitam a deterioração de produtos no estoque (como FEFO – First Expire, First Out).
Viu como você precisa redesenhar sua gestão de suprimentos?
Como a gestão de suprimentos influencia no financeiro da empresa?
Gestão de suprimentos em um é fundamental por uma simples razão: estoque é custo.
É esse dilema entre provisão e finanças que explica muitos conflitos empresariais: se dependesse apenas do setor financeiro, um novo lote de latas de milho só seria solicitado quando a última embalagem fosse retirada da gôndola.
O problema é que, na vida real, as coisas não funcionam desse jeito.
Algumas horas de desabastecimento já seriam suficientes para arruinar a imagem do setor varejista ou alimentício.
É por esse motivo que, pela vontade da gestão de estoque, a empresa sempre trabalharia com níveis elevadíssimos de Estoque Mínimo na gestão de compra.
Aqui entra o dilema: trabalhando com poucas unidades, corre-se o risco de ruptura de estoque.
Por outro lado, trabalhando com grande volume, a empresa é enfraquecida financeiramente, já que poderia reinvestir seu capital de giro em vez de manter mercadorias paradas.
Como não dá para gerir insumos no modelo Just in Time, é preciso encontrar o ponto ótimo de pedido para cada item do PDV. O ponto exato, que milimetricamente corresponda à demanda precisa dos clientes em cada mês.
Atualmente, é impossível fazer isso sem tecnologia. É por isso que muitas empresas que não são automatizados sofrem perdas que os levam ao fechamento. Sobretudo porque a gestão de estoque no setor de alimentos atua com uma variável adicional: validade.
Como alinhar a gestão de compras e estoque?
Como já foi falado ao longo do texto, a gestão de compras e estoque impactam em todos os setores de uma empresa, visto que são departamentos importantes e estratégicos com poder de influenciar de forma positiva ou negativa em uma organização.
Mas como fazer com que setores tão importantes trabalhem juntos e gerem resultados positivos para a empresa?
É importante que primeiro seja feito uma análise dos principais tipos de custos gerados pelo estoque. O livro “Administração de Materiais” do autor Tony Arnold, elenca 5 custos:
- Por item, ou os custos de fabricação;
- De estocagem: podem ser de custos de capital, custos de armazenagem ou de riscos;
- Custos da realização dos pedidos;
- Pela falta de estoque;
- Por conta da ineficiência operacional.
Após identificá-los, estabeleça com sua equipe um padrão de previsão de suprimentos e demandas. Em seguida, planeje todas as estratégias de otimização dos departamentos e busque integrar as equipes de ambos setores, visto que elas trabalharam bem próximas.
Acredito que não preciso nem lembrar da importância do uso da tecnologia para potencializar o alinhamento do controle de compras e estoque, isso?
Contar com um sistema que integre ambos os setores, vai simplificar seus processos, melhorar a produtividade dos colaboradores, reduzir custos e diminuir a probabilidade de erros.
No tópico a seguir você verá mais benefícios de ter um sistema de controle de compras em sua empresa, vamos adiante!
O que considerar ao escolher um sistema de gestão de compras?
O uso de sistemas de gestão e automação auxilia na reduzir os custos, pois apontam, em tempo real, quais itens estão com giro baixo. Manter esses produtos em estoque aumenta o custo, em função do espaço ocupado e da iminência de perda por causa do esgotamento do prazo de validade.
Uma solução integrada garante controle sobre o estoque, os pagamentos e toda a retaguarda. O melhor de tudo é que esses softwares podem ser projetados de acordo com a realidade do seu negócio.
Mas o que levar em consideração antes de escolher um sistema de gestão de compras, vamos lá:
1° Escolha um sistema robusto e já conhecido no mercado
Em tempos de crise errar não é uma opção muito viável, por isso vale a pena ir em busca de softwares de controle de compras que já possuam uma certa relevância no mercado.
Comece avaliando se o atendimento foi feito de forma rápida e se o fornecedor tirou todas as suas dúvidas, no mais avalie se:
- o vendedor passou segurança no que estava falando;
- foi fácil encontrar a empresa no Google ou nas redes sociais;
- teste todos os canais de atendimento, veja se ambos funcionam.
Esses passos são importantes para que você tenha uma segurança de que não ficará na mão e de que será bem atendido quando precisar.
2° Colete o máximo de informações sobre o sistema que pretende comprar
Saber o que os clientes falam sobre o sistema de controle de compras é fundamental nesse processo de decisão. Porém, caso não conheça ninguém que possa lhe indicar um fornecedor específico, aconselho fortemente que procure pelos menos 2 clientes de cada empresa antes de solicitar o orçamento do sistema.
Anote algumas perguntas e escute atentamente o ponto de vista de quem já é usuário do software. Em seguida, anote as respostas para que possa comparar com os demais depoimentos coletados.
3° Faça orçamentos, mas não foque apenas no fator financeiro
Entendo que a grana está curta, que tudo o que você quer é não gastar, mas há algo que eu preciso lhe dizer: investir em tecnologia de qualidade para sua empresa não é um gasto é uma necessidade, um investimento a médio e longo prazo.
Hoje pode até doer no seu bolso, mas acredite vai doer bem mais ao se deparar com os possíveis prejuízos.
E aqui eu não quero dizer que produtos mais baratos são ruins e que os mais caros são os bons, não é exatamente assim que funciona. Por exemplo, se você sabe que vai viajar a um país em época de inverno rigoroso, faz sentido levar nas malas apenas roupas de verão, sem se quer nenhum casaquinho?
Pois é, se você precisa de roupa de frio, não são trajes de verão que vão resolver seus problemas. Da mesma forma, se há em sua empresa a necessidade de um sistema robusto que integre todos os departamentos, mesmo que seja preciso investir um pouco mais, lembre-se que os benefícios serão maiores.
4° Opte por um sistema que seja compatível com as normas fiscais
Lidar com compras é trabalhar dia a dia com uma série de tributos fiscais, e existem uma série de legislações que precisam ser cumpridas, caso contrário o risco de multas ou até mesmo de ser obrigado a fechar as portas é grande.
No momento da venda, já leve o nome de cada imposto e pergunte ao representante se o software está de acordo com as obrigatoriedades fiscais e se é possível realizar a configuração tributária facilmente para garantir a legalidade independente do Estado que sua empresa esteja.
Conclusão
Agora que você aprendeu o passo a passo de como otimizar a gestão de compras da sua empresa, vamos relembrar um pouco do que conversamos ao longo desse conteúdo?
Logo no início, você viu que a gestão de compras é responsável por administrar toda cadeia de suprimentos e compreendeu qual importância de otimizar seu controle de compras, entre eles podemos citar: diferencial competitivo, redução de custos e melhor capacidade de negociação com os fornecedores.
Nos tópicos seguintes além de ensinar a fazer a como fazer o controle de compras, você aprendeu métodos bastante presentes no dia a dia desse departamento. Encerrando com dicas sobre como alinhar a gestão de compras e estoque e o que considerar antes de escolher um software para o departamento de compras da sua empresa.
Fonte: Casa Magalhaes