Planejamento anual: como fazer o planejamento da sua loja

Você já deve ter ouvido falar que fazer o planejamento anual é muito importante para qualquer empresa. Talvez você até ache que pode ser bom, mas não saiba por onde começar. A verdade é que o plano de negócios não precisa ser muito complexo. O mais importante é que ele ajude a organizar as principais decisões para o próximo ano da empresa.

Isso, porque o planejamento anual para empresas ajuda a prever os principais gastos, de despesas fixas como aluguel a despesas variáveis como contas de luz. Ele também ajuda a considerar a variação da demanda ao longo do tempo, para que as compras sejam programadas nas datas certas. E, é claro, considera a questão tributária, que representa uma fonte de despesas importante. Segundo o IBGE e o site JusBrasil, 95% das empresas brasileiras pagam seus impostos de forma errada, perdendo dinheiro.

O planejamento anual é importante por ajudar a entender como distribuir o orçamento da empresa, deixar toda equipe alinhada com os objetivos e evitar gastos desnecessários. Ele também possibilita o preparo necessário para o crescimento do negócio. Já se convenceu da importância do planejamento anual e quer saber como fazer um pra sua loja? Então leia nosso texto até o final.

O que é planejamento anual?

O planejamento anual é um documento que deve ser elaborado para que todos na empresa estejam alinhados em relação às metas, objetivos e estratégias de negócio. Ele deverá conter as informações da situação atual de forma bem clara, com os principais indicadores de desempenho. Quais ações deram resultado, que metas foram ou não batidas, ou problemas que poderiam ter sido evitados.

Este documento vai registrar os recursos que já estão disponíveis e o que é necessário para alcanças as metas do ano, além de distribuir responsabilidades. Ele sempre deverá estar à mão nos momentos decisivos, para que as escolhas sejam feitas visando não apenas uma necessidade imediata da loja, mas as metas a médio e longo prazo.

Como fazer um planejamento anual para sua loja?

Você está começando a acreditar que fazer um planejamento é importante para os negócios, mas não sabe nem por onde começar? Não se preocupe, a gente tem algumas dicas interessantes para ajudar nessa tarefa.

Comece por uma boa revisão

Como foi falado, é preciso saber qual é a real situação da empresa antes de fazer o planejamento em si. Dessa forma, analise as contas do último ano, dando atenção aos pontos fortes e pontos fracos. Avalie o que deu mais retorno, quais são os custos fixos e variáveis ao longo do ano, quais campanhas foram mais bem-sucedidas.

Busque entender se a estrutura física precisa de reforma, se existe algum período do ano em que será preciso aumentar a equipe, se o estoque está adequado. Ou seja, faça um raio-X completo em toda a operação e resultados ao longo do último ano antes de começar a pensar no próximo.

Identifique pontos de melhoria

Após estudar o último ano da loja, é hora de colocar no papel o que será ajustado no próximo período. Onde você vai querer que sua equipe concentre esforços? Pode ser que você coloque como meta melhorar a satisfação do cliente, ou diminuir as perdas em transporte. Podem ser várias metas, mas lembre-se que elas precisam ser realizáveis e claras para todos os envolvidos.

Uma forma de identificar esses pontos para estabelecer as metas é a partir de uma análise do tipo SWOT (em tradução livre, uma sigla para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças). A análise SWOT avalia tanto as condições internas quanto externas da empresa, sendo uma ferramenta incrível para qualquer planejamento.

Confira como está seu mercado de atuação

Além de conhecer profundamente sua empresa, é preciso saber como está seu mercado como um todo. Isso será fundamental para saber se o que deu lucro no último ano continuará sendo uma boa aposta, se será preciso se preocupar com um aumento acentuado de concorrentes ou se é interessante investir em aumentar os estoques.

Mais uma vez a análise SWOT é uma ferramenta interessante, pois ela ajudará a visualizar essas variáveis externas ao negócio. Lembre-se de pesquisar quais são as ações dos concorrentes, as novas legislações e as obrigações tributárias em vigor.

Tenha metas e objetivos claros

Depois de toda a revisão do ano anterior, dos pontos de melhoria e da situação do mercado, é hora de efetivamente estipular as metas e objetivos da sua loja para o ano. Veja o que deve ser considerado:

• Objetivos centrais: é o resultado que a loja vai buscar de um modo geral. Pode ser aumentar as vendas em 30% ou abrir uma filial, por exemplo.
• Objetivos complementares: são as etapas intermediárias até o objetivo central. Os pontos no meio do caminho entre a situação atual e a desejada. Elas ajudam a entender se as ações adotadas estão dando resultado.
• Metas globais: é a soma do esforço de todos.
• Metas individuais: diz respeito a contribuição de cada um para o resultado. Podem estar atrelados a bonificações para estimular a participação e o empenho dos funcionários.

Outra forma de estabelecer as metas é usando a metodologia SMART, em que cada letra tem um significado, confira:

• S para seja específico: as metas não devem ser muito amplas, genéricas, elas precisam ser específicas e focadas em desafios pontuais.
• M para mensurável: como falamos antes, as metas funcionam melhor quando é possível medir o progresso delas.
• A de alcançável: uma meta irreal vai desanimar toda a equipe, então lembre-se que  os objetivos devem ser realistas e possíveis de serem cumpridos.
• R de relevantes: toda meta tem que fazer sentido para o objetivo geral da sua loja, então não perca seu tempo criando desafios que não importam para o seu sucesso.
• T de tempo de execução: assim como metas irreais são ruins, o prazo para o cumprimento delas também não pode ser desproporcional. Estipule um tempo que seja coerente ao tamanho do desafio.

A metodologia SMART É importante lembrar que as metas e os objetivos devem ser claros para todos, pois sem saber o que é esperado, as pessoas não poderão se comprometer com os resultados.

Crie muitas soluções

Existem muitas formas de se resolver um mesmo problema, muitos caminhos para se chegar a um resultado. Então não se acomode à primeira ideia que tiver. Para cada meta da sua loja, pense em várias formas de alcançá-la.

Tente pensar em coisas diferentes que podem acontecer no caminho, como a chegada de um novo concorrente, um aumento de demanda… e pense em soluções para cada variável. Isso ajudará a encontrar alternativas mais interessantes e a estar preparado caso alguma coisa mude com o passar dos meses.

Tenha um calendário empresarial

12 meses é um período de tempo bem longo e esse é um motivo para a gente ter objetivos complementares. No entanto, esses objetivos precisam ter uma data para serem avaliados, de forma que o ideal é criar um calendário empresarial com pequenos e grandes objetivos, para avaliar se a empresa está na direção desejada.

Nossa sugestão é que você crie um planejamento bimestral para acompanhar o desempenho e o envolvimento do time, pontos importantes para o sucesso do planejamento. Aqui, reforçamos: todos na loja devem conhecer os objetivos para que atuem na orientação correta.

Atenção ao marketing

O marketing é fundamental para atrair clientes, tornar sua marca conhecida, divulgar promoções e deve ser contemplado no planejamento anual. Após todo o estudo da empresa e da definição das ações para alcançar os resultados, é hora de avaliar como o marketing vai contribuir.

As ações de marketing geram um gasto que precisa entrar no seu planejamento, então considere as previsões de vendas, os tipos de campanhas que serão realizadas e o que será esperado de cada uma delas. Tome cuidado para não gastar mais do que o retorno que pretende ter ou atrapalhar o fluxo de caixa da loja.

Defina um orçamento anual

Para o sucesso do negócio, as despesas devem ser menores que os ganhos. Com isso em mente, aproveite todas as informações reunidas nas etapas anteriores para criar um orçamento que esteja alinhado com seu planejamento.

Inclusive, o planejamento anual da loja pode ser feito com base na análise SWOT, bem alinhado aos seus objetivos sempre em alerta para a avaliação dos riscos internos ou externos.

Dica: conte com um bom sistema de gestão

Um sistema de gestão pode facilitar todo o processo do planejamento anual, uma vez que reúne as informações comerciais e administrativas da empresa em um único lugar.

Se a sua loja ainda não conta com um sistema de gestão, você pode testar alguns gratuitamente antes de escolher o que irá adotar. Aproveite para ver quais benefícios ele oferece, se as informações são fáceis de acessar e atualizar.

Ainda tem dúvidas se precisa mesmo planejar todos os anos?

Algumas pessoas acham que, uma vez que as coisas mudam muito rápido, o planejamento pode ser um desperdício de tempo. Mas a verdade é que o planejamento prepara a empresa inclusive para as mudanças bruscas no mercado, uma vez que normalmente o planejamento contempla ações que podem ser tomadas em caso de emergência e com toda a equipe alinhada, se torna mais fácil reagir aos imprevistos.